Was ist ein EDI-Konverter und wozu brauche ich diesen?
Die wichtigsten Details

Im modernen B2B-Geschäft schicken sich Unternehmen Dokumente längst nicht mehr per Post oder Fax. Auch der Versand von PDF-Dateien per E-Mail gerät an seine Grenzen, sobald Großkunden eine vollautomatische Verarbeitung von Bestellungen, Lieferscheinen oder Rechnungen ohne menschliches Eingreifen fordern.

Hier kommt der Elektronische Datenaustausch (EDI – Electronic Data Interchange) ins Spiel. Das Problem dabei: Jedes System spricht eine andere Sprache. Die Lösung für diesen digitalen Turmbau zu Babel ist ein EDI-Konverter.

Ein EDI-Konverter fungiert als zentrale Übersetzungseinheit zwischen Ihrem hausinternen ERP-System (z. B. Lexware, Sage, SAP oder auch Excel) und den Systemen Ihrer Geschäftspartner.

1. Vom Standard zum Partner: Ihr ERP-System unterstützt üblicherweise nur ein einziges, festes Exportformat (z. B. eine XML- oder CSV-Datei). Ihr Kunde (z. B. Lidl oder REWE) fordert aber ein spezielles internationales EDI-Format wie EANCOM, VDA oder ANSI X12. Der EDI-Konverter nimmt Ihre Datei und übersetzt sie blitzschnell in das exakte Zielformat des Empfängers.
2. Der Weg zurück: Wenn Ihr Partner Ihnen eine Bestellbestätigung oder ein Zahlungsavis zurücksendet, funktioniert die Übersetzung genau umgekehrt. Der Konverter wandelt die kryptischen EDI-Daten des Partners in das Importformat Ihres ERP-Systems um, sodass es dort automatisch gelesen und verbucht wird.

Diese hinterlegten Übersetzungsvorschriften nennt man in der Fachsprache EDI-Mappings. Bisher musste für jeden einzelnen Kommunikationspartner ein solches Mapping von teuren IT-Spezialisten mühsam von Hand programmiert werden.

Bisher standen Unternehmen vor der Grundsatzfrage: Betreiben wir den EDI-Konverter lokal im eigenen Haus (On-Premise) oder nutzen wir eine Managed-Service-Lösung eines externen Dienstleisters? Beide Wege haben für KMUs riesige Haken:

Die Inhouse-Lösung (On-Premise)

Sie kaufen eine eigene Server-Software. Das bedeutet:

• Sie müssen alle Mappings selbst erstellen und pflegen.
• Sie benötigen teures EDI-Fachpersonal in mehrfacher Ausführung, um Urlaube und Krankheitsfälle abzufedern.
• Sie müssen teure Zusatzmodule für Kommunikationsprotokolle (wie AS2, SFTP, X.400) lizenzieren und eine Infrastruktur betreiben, die 24 Stunden am Tag erreichbar ist.

Die Managed-Service-Lösung

Ein externer EDI-Dienstleister übernimmt das Hosting und die Mappings. Das bedeutet:

• Sie schicken Ihre ERP-Daten an den Dienstleister, der sie übersetzt und weiterleitet.
• Das Problem: Sie geben jegliche Flexibilität ab. Jede kleinste Änderung im Beleg, jede neue Partneranbindung wird zu einem langwierigen, teuren IT-Projekt beim Dienstleister, auf das Sie Wochen warten und für das Sie hohe Stundensätze zahlen.

Der Datenaustausch lebt. Ständig ändern sich Anforderungen: Mal benötigt ein Partner plötzlich eine zusätzliche Information im Beleg, mal müssen unnötige Datenfelder entfernt werden. Bei klassischen Dienstleistern bedeutet jede dieser minimalen Änderungen einen neuen Support-Auftrag, lange Wartezeiten und eine saftige Rechnung.

• Unsere Vision: Volle Autonomie im Alltag. Unser System ist so intuitiv aufgebaut, dass jeder Anwender Anpassungen im laufenden Betrieb sofort selbst vornehmen kann. Ohne IT-Studium, ohne Ticket-System, mit wenigen Klicks und in Echtzeit. Sollte ein Sonderfall auftreten, klinken sich unsere Experten auf Wunsch direkt ein und lösen die Herausforderung gemeinsam mit Ihnen.